Kunnanhallitus
Pöytäkirja 19.05.2025/Pykälä 134

Khall 19.05.2025 § 134  

68/02.08.00/2025 

Pyhäjoen kunnan arkisto on paperiversioina arkistoituna tai esimerkiksi kiintolevyillä, joista tulisi luopua.

Kansallisarkiston määräyksen (KA/159/07.01.01.03.02/2026) mukaan 1.1.2022 alkaen muodostuvat asiakirjat arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa. Tiedonhallintalaki velvoittaa viranomaiselle saapuvat pysyvästi säilytettävät/ arkistoitavat ja viranomaisen laatimat asiakirjat sähköiseen säilyttämiseen vuodesta 2022 lähtien.

Arkistointiin ja arkistoitujen aineistojen säilyvyyden turvaamiseen liittyvien velvoitteiden osalta kunnan tulee noudattaa arkistolakia.

Sähköisen arkistoinnin myötä tilantarve arkistolle pienenee ajan myötä. Sähköinen arkistointi tuo myös materiaalisäästöjä paperitulosteiden vähentyessä. Lisäksi arkistointi helpottuu, koska kaikki materiaali siirtyy sähköiseen arkistoon vaivatta sähköisesti. Iso etu sähköisestä arkistosta on tulevaisuudessa siinä, että arkistomateriaali on asiakkaalle/kuntalaiselle helposti saatavissa ja löydettävissä.

Joki ICT:n tarjoaa omistajilleen ohjelmistoriippumatonta sähköistä arkistointia, M-Files, sähköisen säilytyksen palvelua.

Talousarviossa on vuodelle 2025 arkistoratkaisuun varattu 20 000 euroa.

Liitteenä Joki ICT:n tarjous sähköisestä arkistoinnista.

Ehdotus:

Päätös:

Kunnanhallitus hyväksyi ehdotuksen.